Co Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) oznacza dla Twojej firmy

Września 03, 2023

Zaktualizowano 4 września 2023 r

Prywatność jest obecnie bardzo ważna, zwłaszcza że na całym świecie nastąpiła masowa cyfryzacja. Sposób przetwarzania naszych danych musi być nadzorowany i regulowany, aby zapobiec niewłaściwemu wykorzystaniu lub nawet kradzieży danych przez niektóre osoby. Czy wiesz, że prywatność jest w ogóle prawem człowieka? Dane osobowe są niezwykle wrażliwe i podatne na niewłaściwe wykorzystanie; dlatego większość krajów przyjęła przepisy, które ściśle regulują wykorzystanie i przetwarzanie danych (osobowych). Oprócz przepisów krajowych istnieją również regulacje nadrzędne, które wpływają na ustawodawstwo krajowe. Na przykład Unia Europejska (UE) wdrożyła Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO). Rozporządzenie to weszło w życie w maju 2018 roku i ma zastosowanie do każdej organizacji oferującej towary lub usługi na rynku UE. RODO obowiązuje nawet jeśli Twoja firma nie ma siedziby na terenie UE, ale jednocześnie ma klientów z UE. Zanim przejdziemy do szczegółów rozporządzenia RODO i jego wymogów, wyjaśnijmy najpierw, czemu RODO ma służyć i dlaczego jest ono ważne dla Ciebie jako przedsiębiorcy. W tym artykule wyjaśnimy zatem, czym jest RODO, dlaczego należy podjąć odpowiednie działania, aby się do niego zastosować i jak zrobić to w możliwie najbardziej efektywny sposób.

Czym dokładnie jest RODO?

RODO to rozporządzenie UE, które obejmuje ochronę danych osobowych obywateli. Ma zatem na celu wyłącznie ochronę danych osobowych, a nie danych zawodowych lub danych firm. Na oficjalnej stronie UE jest to opisane następująco:

„Rozporządzenie (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych. Skorygowany tekst tego rozporządzenia został opublikowany w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w dniu 23 maja 2018 r. RODO wzmacnia prawa podstawowe obywateli w epoce cyfrowej i promuje handel poprzez doprecyzowanie zasad funkcjonowania przedsiębiorstw na Jednolitym Rynku Cyfrowym. Ten wspólny zbiór przepisów wyeliminował fragmentację spowodowaną rozbieżnymi systemami krajowymi i pozwolił uniknąć biurokracji. Rozporządzenie weszło w życie w dniu 24 maja 2016 roku i obowiązuje od dnia 25 maja 2018 roku. Więcej informacji dla firm i osób prywatnych.[1]"

Zasadniczo jest to sposób zapewniający bezpieczne przetwarzanie danych osobowych przez firmy, które muszą obchodzić się z danymi ze względu na charakter oferowanych towarów lub usług. Na przykład, jeśli zamawiasz produkt na stronie internetowej jako obywatel UE, Twoje dane są chronione tym rozporządzeniem, ponieważ mieszkasz w UE. Jak pokrótce wyjaśniliśmy wcześniej, sama firma nie musi mieć siedziby w państwie UE, aby objęła zakres tego rozporządzenia. Każda firma obsługująca klientów z UE musi przestrzegać RODO, zapewniając ochronę i bezpieczeństwo danych osobowych wszystkich obywateli UE. Dzięki temu możesz mieć pewność, że żadna firma nie wykorzysta Twoich danych do celów innych niż wyraźnie określone i opisane.

Jaki jest konkretny cel RODO?

Głównym celem RODO jest ochrona danych osobowych. Rozporządzenie RODO wymaga, aby wszystkie organizacje, duże i małe, w tym Twoja, zastanowiły się nad danymi osobowymi, których używają, a także rozważnie, dlaczego i jak z nich korzystają. Zasadniczo RODO chce, aby przedsiębiorcy byli bardziej świadomi danych osobowych swoich klientów, pracowników, dostawców i innych stron, z którymi prowadzą interesy. Innymi słowy, rozporządzenie RODO chce położyć kres organizacjom, które gromadzą dane o osobach fizycznych tylko dlatego, że mogą, bez wystarczającego powodu. Lub dlatego, że wierzą, że mogą w jakiś sposób z tego skorzystać teraz lub w przyszłości, bez poświęcania większej uwagi i bez informowania Cię. Jak zobaczysz w poniższych informacjach, RODO tak naprawdę nie zabrania zbyt wiele. Nadal możesz uczestniczyć w marketingu e-mailowym, nadal możesz się reklamować oraz sprzedawać i wykorzystywać dane osobowe klientów, pod warunkiem, że zapewnisz przejrzystość w zakresie poszanowania prywatności jednostek. Rozporządzenie ma raczej na celu zapewnienie wystarczających informacji o sposobie, w jaki wykorzystujesz dane, aby Twoi klienci i inne osoby trzecie mogły być poinformowane o Twoich konkretnych celach i działaniach. Dzięki temu każda osoba będzie mogła udostępnić Ci swoje dane przynajmniej na podstawie świadomej zgody. Wystarczy powiedzieć, że musisz zrobić, co mówisz i nie wykorzystywać danych do celów innych niż podane, ponieważ może to skutkować bardzo wysokimi karami finansowymi i innymi konsekwencjami.

Przedsiębiorcy, których dotyczy RODO

Możesz zadać sobie pytanie: „Czy RODO ma zastosowanie również do mojej firmy?” Odpowiedź na to pytanie jest dość prosta: jeśli masz bazę klientów lub administrację kadrową składającą się z osób z UE, to przetwarzasz dane osobowe. A jeśli przetwarzasz dane osobowe, musisz przestrzegać ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Prawo określa, co możesz zrobić z danymi osobowymi i jak musisz je chronić. Dlatego zawsze jest to ważne dla Twojej organizacji, ponieważ wszystkie firmy współpracujące z osobami z UE mają obowiązek przestrzegać rozporządzenia RODO. Wszystkie nasze interakcje zawodowe i osobiste mają coraz bardziej cyfrowy charakter, dlatego uwzględnienie prywatności poszczególnych osób jest po prostu słuszną decyzją. Klienci oczekują, że ich ukochane sklepy będą obchodzić się z powierzonymi im danymi osobowymi z należytą starannością, dlatego posiadanie własnych przepisów personalnych dotyczących RODO jest czymś, z czego możesz być dumny. A jako dodatkowy bonus, Twoi klienci będą zachwyceni.

Zgodnie z RODO, przetwarzając dane osobowe, prawie zawsze przetwarzasz również te dane. Pomyśl o zbieraniu, przechowywaniu, modyfikowaniu, uzupełnianiu lub przesyłaniu danych. Nawet jeśli tworzysz lub usuwasz dane anonimowo, jednocześnie je przetwarzasz. Dane są danymi osobowymi, jeśli dotyczą osób, które można odróżnić od wszystkich innych osób. Taka jest definicja zidentyfikowanej osoby, którą szczegółowo omówimy w dalszej części artykułu. Na przykład zidentyfikowałeś osobę, jeśli znasz jej imię i nazwisko, a dane te są również zgodne z danymi na jej urzędowo wydanym dokumencie tożsamości. Jako osoba fizyczna zaangażowana w ten proces masz kontrolę nad danymi osobowymi, które przekazujesz organizacjom. Przede wszystkim RODO daje Ci prawo do informacji o tym, jakich konkretnych danych osobowych używają organizacje i dlaczego. Jednocześnie masz prawo do informacji o tym, w jaki sposób organizacje te gwarantują Twoją prywatność. Ponadto możesz sprzeciwić się wykorzystaniu Twoich danych, zażądać od organizacji usunięcia Twoich danych, a nawet zażądać przeniesienia Twoich danych do konkurencyjnego serwisu.[2] Zasadniczo to osoba, do której należą dane, wybiera, co z nimi zrobisz. Dlatego też jako organizacja musisz zachować skrupulatność w przekazywaniu informacji dotyczących dokładnego wykorzystania nabywanych danych osobowych, ponieważ osoba fizyczna, do której należą dane, musi w ogóle zostać poinformowana o powodach przetwarzania jej danych. Tylko wtedy dana osoba będzie w stanie zdecydować, czy prawidłowo wykorzystujesz dane.

Które dane dokładnie wchodzą w grę?

Dane osobowe odgrywają w RODO najważniejszą rolę. Punktem wyjścia jest ochrona prywatności osób fizycznych. Jeśli dokładnie zapoznamy się z wytycznymi RODO, dane możemy podzielić na trzy kategorie. Pierwsza kategoria dotyczy konkretnie danych osobowych. Można je zaliczyć do wszelkich informacji o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Na przykład jego imię i nazwisko oraz dane adresowe, adres e-mail, adres IP, data urodzenia, aktualna lokalizacja, ale także identyfikatory urządzeń. Dane osobowe to wszelkie informacje, na podstawie których można zidentyfikować osobę fizyczną. Należy pamiętać, że pojęcie to jest interpretowane bardzo szeroko. Z pewnością nie ogranicza się to do nazwiska, imienia, daty urodzenia czy adresu. Niektóre dane – które na pierwszy rzut oka nie mają nic wspólnego z danymi osobowymi – mogą nadal podlegać RODO po dodaniu pewnych informacji. Dlatego ogólnie przyjmuje się, że nawet (dynamiczne) adresy IP, czyli unikalne kombinacje liczb, za pomocą których komputery komunikują się ze sobą w Internecie, można uznać za dane osobowe. Należy to oczywiście rozważyć indywidualnie dla każdego konkretnego przypadku, ale należy wziąć pod uwagę przetwarzane dane.

Druga kategoria dotyczy tak zwanych danych pseudoanonimowych: danych osobowych przetwarzanych w taki sposób, że nie można ich już prześledzić bez użycia dodatkowych informacji, a mimo to czynią osobę niepowtarzalną. Na przykład zaszyfrowany adres e-mail, identyfikator użytkownika lub numer klienta, który jest powiązany z innymi danymi wyłącznie za pośrednictwem dobrze zabezpieczonej wewnętrznej bazy danych. To również wchodzi w zakres RODO. Trzecia kategoria obejmuje dane całkowicie anonimowe: dane, w przypadku których usunięto wszystkie dane osobowe umożliwiające ich prześledzenie. W praktyce często trudno to udowodnić, chyba że dane osobowe są przede wszystkim identyfikowalne. Wykracza to zatem poza zakres RODO.

Kto jest osobą możliwą do zidentyfikowania?

Czasami określenie, kto wchodzi w zakres pojęcia „osoby możliwej do zidentyfikowania”, może być nieco trudne. Zwłaszcza, że w Internecie istnieje wiele fałszywych profili, np. osób posiadających fałszywe konta w mediach społecznościowych. Ogólnie rzecz biorąc, można założyć, że dana osoba jest możliwa do zidentyfikowania, jeśli można prześledzić jej dane osobowe bez większego wysiłku. Pomyśl na przykład o numerach klientów, które możesz powiązać z danymi konta. Lub numer telefonu, który można łatwo prześledzić i w ten sposób dowiedzieć się, do kogo należy. To wszystko są dane osobowe. Jeśli wydaje Ci się, że masz problemy z identyfikacją danej osoby, konieczne jest przeprowadzenie dalszych badań. Możesz poprosić tę osobę o ważny dowód tożsamości, aby mieć pewność, że wiesz, z kim masz do czynienia. Można też szukać informacji na temat czyjejś tożsamości w zweryfikowanych bazach danych, np. w cyfrowej książce telefonicznej (która faktycznie nadal istnieje). Jeśli nie masz pewności, czy można zidentyfikować klienta lub inną osobę trzecią, spróbuj skontaktować się z tym klientem i poprosić o dane osobowe. Jeśli dana osoba nie odpowie na Twoje pytanie, zazwyczaj najlepiej jest usunąć wszystkie posiadane dane i odrzucić informacje, które otrzymałeś. Istnieje prawdopodobieństwo, że ktoś posługuje się fałszywą tożsamością. RODO ma na celu ochronę osób fizycznych, ale Ty jako firma musisz również podjąć odpowiednie kroki, aby chronić się przed oszustwami. Niestety ludzie potrafią posługiwać się fałszywą tożsamością, dlatego ważne jest, aby zachować czujność w przypadku informacji przekazywanych przez innych. Kiedy ktoś wykorzystuje tożsamość innej osoby, może to mieć poważne konsekwencje dla Ciebie jako firmy. Zawsze zalecana jest należyta staranność.

Uzasadnione powody korzystania z danych stron trzecich

Głównym elementem RODO jest zasada, że dane podmiotów trzecich należy wykorzystywać wyłącznie w określonych i zgodnych z prawem celach. Opierając się na wymogu minimalizacji danych, RODO stanowi, że dane osobowe można wykorzystywać wyłącznie w określonym i udokumentowanym celu biznesowym, popartym jedną z sześciu dostępnych podstaw prawnych RODO. Innymi słowy, wykorzystanie danych osobowych jest ograniczone do określonego celu i podstawy prawnej. Wszelkie przetwarzanie danych osobowych, którego się podejmujesz, musi być udokumentowane w rejestrze RODO, wraz z podaniem jego celu i podstawy prawnej. Dokumentacja ta zmusza do przemyślenia każdej czynności przetwarzania i dokładnego rozważenia jej celu i podstawy prawnej. RODO przewiduje sześć podstaw prawnych, które omówimy poniżej.

Zobowiązania umowne: Przy zawieraniu umowy konieczne jest przetwarzanie danych osobowych. Dane osobowe mogą być również wykorzystywane w trakcie realizacji umowy.
Zgoda: Użytkownik wyraża wyraźną zgodę na wykorzystanie swoich danych osobowych lub umieszczanie plików cookie.
Uzasadniony interes: Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora lub strony trzeciej. W tym przypadku ważna jest równowaga, która nie powinna naruszać dóbr osobistych osoby, której dane dotyczą.
Życiowe interesy: Dane mogą być przetwarzane w sytuacjach zagrażających życiu lub śmierci.
Obowiązki prawne: Dane osobowe muszą być przetwarzane zgodnie z prawem.
Interes publiczny: Dotyczy to głównie rządów i władz lokalnych, np. zagrożeń dotyczących porządku i bezpieczeństwa publicznego oraz ogólnej ochrony społeczeństwa.

Są to podstawy prawne, które pozwalają na przechowywanie i przetwarzanie danych osobowych. Często niektóre z tych powodów mogą się pokrywać. Zasadniczo nie stanowi to problemu, o ile można wyjaśnić i udowodnić, że faktycznie istnieje podstawa prawna. Gdy brakuje Ci podstawy prawnej do przechowywania i przetwarzania danych osobowych, możesz mieć kłopoty. Należy pamiętać, że RODO ma na celu ochronę prywatności jednostek, dlatego istnieją jedynie ograniczone podstawy prawne. Poznaj je i zastosuj, a będziesz bezpieczny jako organizacja lub firma.

Dane, których dotyczy RODO

Zasadniczo RODO ma zastosowanie do przetwarzania danych, które jest w pełni lub przynajmniej częściowo automatyczne. Oznacza to przetwarzanie danych na przykład za pośrednictwem bazy danych lub komputera. Dotyczy to jednak również danych osobowych zawartych w pliku fizycznym, takim jak pliki przechowywane w archiwum. Pliki te muszą jednak być istotne w tym sensie, że zawarte w nich dane są powiązane z jakimś zamówieniem, aktami lub transakcjami biznesowymi. Jeśli posiadasz odręczną notatkę zawierającą tylko imię i nazwisko, nie kwalifikuje się ona jako dane w rozumieniu RODO. W końcu ta odręczna notatka może pochodzić od osoby zainteresowanej Tobą lub mieć charakter osobisty. Niektóre typowe sposoby przetwarzania danych przez firmy obejmują zarządzanie zamówieniami, bazę danych klientów, bazę danych dostawców, administrację personelem i, oczywiście, marketing bezpośredni, taki jak biuletyny i wysyłki bezpośrednie. Osoba, której dane osobowe przetwarzasz, nazywana jest „osobą, której dane dotyczą”. Może to być klient, subskrybent newslettera, pracownik lub osoba kontaktowa. Dane dotyczące spółek nie są traktowane jako dane osobowe, natomiast dane dotyczące jednoosobowej działalności gospodarczej lub osób prowadzących działalność na własny rachunek już tak.[3]

Zasady dotyczące marketingu internetowego

RODO ma znaczący wpływ na marketing internetowy. Istnieje kilka podstawowych zasad, których należy przestrzegać, takich jak każdorazowe oferowanie opcji rezygnacji w przypadku marketingu e-mailowego. Ponadto oferent musi także mieć możliwość wskazania i dostosowania swoich preferencji. Oznacza to, że musisz dostosować e-maile, jeśli obecnie nie oferujesz tych opcji. Wiele organizacji korzysta również z mechanizmów retargetingu. Można to osiągnąć na przykład za pośrednictwem Facebooka lub Google Ads, ale pamiętaj, że będziesz musiał poprosić o wyraźną zgodę, aby to zrobić. Prawdopodobnie masz już na swojej stronie politykę prywatności i plików cookies. Zatem w związku z tymi przepisami te części prawne również wymagają przeglądu. Wymogi RODO stanowią, że dokumenty te muszą być bardziej kompleksowe i przejrzyste. Do tych dostosowań często można wykorzystać teksty wzorcowe, które są swobodnie dostępne w Internecie. Oprócz prawnych dostosowań do polityki prywatności i plików cookie należy wyznaczyć inspektora ds. przetwarzania danych. Osoba ta jest odpowiedzialna za przetwarzanie danych i zapewnia, że organizacja jest i pozostaje zgodna z RODO.

Wskazówki i sposoby przestrzegania RODO

Najważniejsze jest oczywiście to, abyś jako przedsiębiorca przestrzegał przepisów i zasad prawnych, takich jak RODO. Na szczęście istnieją sposoby, aby zastosować się do RODO przy jak najmniejszym wysiłku. Jak już wspomnieliśmy, RODO samo w sobie niczego nie zabrania, ale określa ścisłe wytyczne dotyczące sposobu przetwarzania danych osobowych. Jeśli nie zastosujesz się do szczegółowych wytycznych i wykorzystasz dane do celów, które nie są wymienione w RODO lub wykraczają poza jego zakres, ryzykujesz karami finansowymi i jeszcze gorszymi konsekwencjami. Poza tym pamiętaj, że wszystkie strony, z którymi współpracujesz, będą szanować Cię jako właściciela firmy, jeśli będziesz szanował także ich dane i prywatność. Dzięki temu zyskasz pozytywny i godny zaufania wizerunek, co naprawdę służy biznesowi. Omówimy teraz kilka wskazówek, które sprawią, że zgodność z RODO stanie się łatwym i skutecznym procesem.

1. Zastanów się, które dane osobowe przetwarzasz w pierwszej kolejności

Pierwszą rzeczą do zrobienia byłoby sprawdzenie, jakich dokładnie danych potrzebujesz i w jakim celu. Jakie informacje zamierzasz zbierać? Ile danych potrzebujesz, aby osiągnąć swoje cele? Wystarczy imię i nazwisko oraz adres e-mail, czy potrzebujesz również dodatkowych danych, takich jak adres fizyczny i numer telefonu? Musisz także utworzyć rejestr przetwarzania, w którym wyszczególnisz, jakie dane przechowujesz, skąd pochodzą i jakim stronom udostępniasz te informacje. Weź również pod uwagę okresy przechowywania, ponieważ RODO stanowi, że musisz zachować w tej kwestii przejrzystość.

2. Ogólnie rzecz biorąc, spraw, aby prywatność była priorytetem dla Twojej firmy

Prywatność to bardzo ważny temat i tak pozostanie w (nie)przewidywalnej przyszłości, ponieważ technologia i cyfryzacja postępują i rosną. Dlatego bardzo ważne jest, abyś jako przedsiębiorca zapoznał się ze wszystkimi niezbędnymi przepisami dotyczącymi prywatności i potraktował je priorytetowo podczas prowadzenia działalności. Dzięki temu nie tylko będziesz mieć pewność, że będziesz przestrzegać wszelkich obowiązujących przepisów, ale także zbudujesz wizerunek zaufania Twojej firmy. Jako przedsiębiorca zapoznaj się więc z przepisami RODO lub w inny sposób zwróć się o poradę do ekspertów prawnych, aby mieć pewność, że jeśli chodzi o prywatność, prowadzisz działalność legalnie. Musisz dowiedzieć się, jakich dokładnie zasad musi przestrzegać Twoja firma. Władze holenderskie mogą również Ci pomóc, udostępniając mnóstwo informacji, wskazówek i narzędzi przydatnych na co dzień.

3. Wskaż właściwą podstawę prawną przetwarzania danych osobowych

Jak już wspomnieliśmy, zgodnie z RODO istnieje tylko sześć oficjalnych podstaw prawnych, które pozwalają na przetwarzanie i przechowywanie danych osobowych. Jeśli zamierzasz korzystać z danych, niezwykle ważne jest, abyś wiedział, jaka podstawa prawna leży u podstaw Twojego wykorzystania. Najlepiej byłoby udokumentować różne rodzaje przetwarzania danych w Twojej firmie, na przykład w swojej polityce prywatności, aby klienci i osoby trzecie mogły przeczytać i potwierdzić te informacje. Następnie określ właściwą podstawę prawną dla każdego działania z osobna. Jeśli musisz przetwarzać dane osobowe z nowych powodów lub powodów, pamiętaj, aby dodać tę czynność również przed rozpoczęciem.

4. Staraj się maksymalnie minimalizować wykorzystanie danych

Jako organizacja musisz zadbać o to, aby gromadzić tylko minimalną liczbę elementów danych, aby osiągnąć określony cel. Na przykład, jeśli sprzedajesz towary lub usługi w Internecie, Twoi użytkownicy zazwyczaj muszą jedynie podać adres e-mail i hasło, aby proces rejestracji przebiegł sprawnie. W procesie rejestracji nie ma potrzeby pytać klientów o płeć, miejsce urodzenia czy nawet adres. Dopiero gdy użytkownicy kontynuują zakup przedmiotu i chcą, aby został on wysłany pod określony adres, konieczne staje się poproszenie o więcej informacji. Następnie masz prawo poprosić o adres użytkownika na tym etapie, ponieważ jest to informacja niezbędna dla każdego procesu wysyłki. Minimalizacja ilości gromadzonych danych minimalizuje wpływ potencjalnych incydentów związanych z prywatnością lub bezpieczeństwem. Minimalizacja danych jest podstawowym wymogiem RODO i niezwykle skutecznie chroni prywatność użytkowników, ponieważ przetwarzasz tylko te informacje, których potrzebujesz i nic więcej.

5. Poznaj prawa osób, których dane przetwarzasz

Ważną częścią zdobywania wiedzy na temat RODO jest zapoznanie się z prawami swoich klientów i innych osób trzecich, których dane przechowujesz i przetwarzasz. Tylko znając ich prawa, możesz zabezpieczyć się i uniknąć kar finansowych. Prawdą jest, że RODO wprowadziło szereg ważnych praw dla jednostek. Takich jak prawo wglądu do swoich danych osobowych, prawo do ich poprawienia lub usunięcia, a także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Poniżej pokrótce omówimy te prawa.

Prawo dostępu

Pierwsze prawo dostępu oznacza, że osoby fizyczne mają prawo wglądu i wglądu w przetwarzane na ich temat dane osobowe. Jeśli klient o to poprosi, masz obowiązek mu to zapewnić.

Prawo do sprostowania

Sprostowanie jest tym samym, co sprostowanie. Prawo do sprostowania daje zatem osobom fizycznym prawo do wprowadzania zmian i uzupełnień dotyczących ich danych osobowych, które organizacja przetwarza w celu zapewnienia prawidłowego przetwarzania tych danych.

Prawo do bycia zapomnianym

Prawo do bycia zapomnianym oznacza dokładnie to, co mówi: prawo do bycia „zapomnianym”, gdy klient wyraźnie o to poprosi. Organizacja jest wówczas zobowiązana do usunięcia swoich danych osobowych. Należy pamiętać, że jeśli istnieją zobowiązania prawne, dana osoba nie może powoływać się na to prawo.

Prawo do ograniczenia przetwarzania

Prawo to daje osobie fizycznej jako osobie, której dane dotyczą, możliwość ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych, co oznacza, że może ona poprosić o przetwarzanie mniejszej liczby danych. Na przykład, jeśli firma prosi o więcej danych, niż jest to absolutnie konieczne dla danego procesu.

Prawo do przenoszenia danych

Prawo to oznacza, że osoba fizyczna ma prawo przenieść swoje dane osobowe do innej organizacji. Przykładowo, jeżeli ktoś idzie do konkurencji lub pracownik idzie do pracy do innej firmy, a Ty przekazujesz dane tej firmie,

Prawo do sprzeciwu

Prawo sprzeciwu oznacza, że osoba fizyczna ma prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jej danych osobowych, np. gdy dane są wykorzystywane w celach marketingowych. Mogą skorzystać z tego prawa z określonych powodów osobistych.

Prawo do niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji

Jednostka ma prawo nie podlegać w pełni zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, które mogą mieć dla niej istotne konsekwencje lub powodować skutki prawne interwencji człowieka. Przykładem zautomatyzowanego przetwarzania jest system oceny zdolności kredytowej, który w pełni automatycznie określi, czy kwalifikujesz się do pożyczki.

Prawo do informacji

Oznacza to, że organizacja musi zapewnić osobom fizycznym jasne informacje na temat gromadzenia i przetwarzania ich danych osobowych, gdy osoba fizyczna o to poprosi. Organizacja musi umieć wskazać, jakie dane przetwarza i dlaczego, zgodnie z zasadami RODO.

Zapoznając się z tymi prawami, możesz lepiej przewidzieć, kiedy klienci i osoby trzecie mogą zapytać o przetwarzane przez Ciebie dane. Wtedy znacznie łatwiej będzie Ci wyświadczyć im przysługę i przesłać im informacje, o które proszą, ponieważ byłeś przygotowany. Dzięki temu, że zawsze będziesz przygotowany na zapytania i będziesz mieć dane pod ręką, możesz zaoszczędzić mnóstwo czasu, na przykład inwestując w dobry system zarządzania klientami, który pozwala szybko i sprawnie wyciągać niezbędne dane.

Co się stanie, jeśli się nie zastosujesz?

Temat ten poruszaliśmy już krótko wcześniej: nieprzestrzeganie RODO pociąga za sobą konsekwencje. Przypominamy, że nie musisz mieć firmy z siedzibą w UE, aby spełnić wymagania. Jeśli masz choć jednego klienta z siedzibą w UE, którego dane przetwarzasz, podlegasz zakresowi RODO. Istnieją dwa poziomy kar, jakie można nałożyć. Właściwy organ ochrony danych w każdym kraju może nałożyć skuteczne kary na dwóch poziomach. Poziom ten ustala się na podstawie konkretnego naruszenia. Kary pierwszego stopnia obejmują naruszenia takie jak przetwarzanie danych osobowych osób nieletnich bez zgody rodziców, niezgłoszenie naruszenia danych oraz współpracę z podmiotem przetwarzającym, który nie zapewnia wystarczających gwarancji w zakresie wymaganego bezpieczeństwa danych. Kary te mogą wynieść do 10 milionów euro lub, w przypadku firmy, do 2% całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego.

Poziom drugi ma zastosowanie, jeśli popełnisz podstawowe przestępstwo. Na przykład nieprzestrzeganie zasad przetwarzania danych lub brak możliwości wykazania przez organizację, że osoba, której dane dotyczą, rzeczywiście wyraziła zgodę na przetwarzanie danych. Jeśli podlegasz karom drugiego stopnia, grozi Ci kara w maksymalnej wysokości 20 milionów euro lub do 4% światowego obrotu Twojej firmy. Należy pamiętać, że kwoty te zostały zmaksymalizowane i zależą między innymi od Twojej sytuacji osobistej i rocznych przychodów Twojej firmy. Oprócz kar pieniężnych krajowy organ ochrony danych może nałożyć również inne sankcje. Może to obejmować ostrzeżenia i nagany aż po tymczasowe (a czasem nawet trwałe) zaprzestanie przetwarzania danych. W takim przypadku możesz tymczasowo lub na stałe zaprzestać przetwarzania danych osobowych za pośrednictwem swojej organizacji. Na przykład dlatego, że wielokrotnie popełniałeś przestępstwa. To w zasadzie uniemożliwi Ci prowadzenie działalności gospodarczej. Inną możliwą sankcją RODO jest zapłata odszkodowania użytkownikom, którzy złożą uzasadnioną skargę. Krótko mówiąc, należy zachować czujność w zakresie prywatności i danych osobowych osób fizycznych, aby uniknąć tak poważnych konsekwencji.

Chcesz wiedzieć, czy spełniasz wymogi RODO?

Jeśli planujesz rozpocząć działalność gospodarczą w Holandii, będziesz musiał przestrzegać RODO. Jeśli prowadzisz interesy z klientami z Holandii lub klientami mającymi siedzibę w innym kraju UE, musisz również przestrzegać niniejszego rozporządzenia UE. Jeśli nie masz pewności, czy podlegasz zakresowi RODO, zawsze możesz się z nami skontaktować Intercompany Solutions o poradę w temacie. Możemy pomóc Ci dowiedzieć się, czy masz obowiązujące wewnętrzne regulacje i procesy oraz czy informacje, które przekazujesz stronom trzecim są wystarczające. Czasami bardzo łatwo jest przeoczyć ważne informacje, które mimo to mogą wpędzić Cię w konflikt z prawem. Pamiętaj: prywatność to niezwykle ważny temat, dlatego ważne jest, abyś zawsze był na bieżąco z najnowszymi przepisami i aktualnościami. Jeśli mają Państwo jakiekolwiek pytania na ten temat lub chcieliby Państwo uzyskać więcej informacji na temat zakładania przedsiębiorstw w Holandii, zapraszamy do kontaktu Intercompany Solutions kiedykolwiek. Chętnie odpowiemy na każde pytanie lub przedstawimy jasną wycenę.

Źródła:

https://gdpr-info.eu/

https://www.afm.nl/en/over-de-afm/organisatie/privacy

https://finance.ec.europa.eu/

[1] https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/data-protection-eu_nl#:~:text=The%20general%20regulation%20dataprotection%20(GDPR)&text=The%20AVG%20(also%20known%20under,digital%20unified%20market%20te%20.

[2] https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/privacy-en-persoonsgegevens/documenten/brochures/2018/05/01/de-algemene-verordening-gegevensbescherming

[3] https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/privacy-en-persoonsgegevens/documenten/brochures/2018/05/01/de-algemene-verordening-gegevensbescherming