Najważniejsze zasady rządowe dla firm z siedzibą w Holandii, których musisz przestrzegać jako zagraniczny przedsiębiorca

Jeśli chcesz założyć holenderską firmę jako obcokrajowiecZdecydowanie zalecamy skorzystanie z usług profesjonalisty, który zajmie się procesem rejestracji za Ciebie. Cudzoziemcy często próbują dokonać tego samodzielnie, ale napotykają na liczne pułapki, które mogą znacznie opóźnić procedurę, a nawet uniemożliwić założenie firmy w Holandii. Należy pamiętać, że holenderskie przepisy i regulacje mogą znacznie różnić się od przepisów obowiązujących w Twoim kraju zamieszkania. Oznacza to, że przepisy obowiązujące w Twoim kraju ojczystym w ogóle nie obowiązują w Holandii.

Intercompany Solutions Przez lata pomagaliśmy tysiącom zagranicznych przedsiębiorców w zakładaniu holenderskich firm, oddziałów i spółek zależnych. Dzięki temu doskonale znamy ten proces i możemy pomóc Ci w sprawnym i efektywnym założeniu firmy w ciągu zaledwie kilku dni roboczych. Oprócz tego oferujemy również dodatkowe usługi, które pomogą Ci rozpocząć działalność z większym potencjałem i skupić się na podstawowej działalności.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o naszych usługach, odwiedź naszą stronę internetową lub skontaktuj się z nami bezpośrednio, aby uzyskać osobistą i profesjonalną poradę dotyczącą Twojej konkretnej sytuacji.

Dlaczego warto wybrać Holandię na siedzibę swojej firmy?

Holandia od dawna jest ulubionym miejscem dla zagranicznych przedsiębiorców, którzy chcą rozszerzyć swoją działalność na Europę, a w szczególności na Unię Europejską (UE), z jej Jednolitym Rynkiem, który umożliwia swobodny handel towarami i usługami między wszystkimi państwami członkowskimi. Dzięki silnej gospodarce, doskonałej infrastrukturze i otwartości na handel międzynarodowy, kraj ten oferuje jedno z najbardziej stabilnych i przyjaznych środowisk dla nowych przedsięwzięć biznesowych. Ponadto, język angielski jest powszechnie i doskonale znany, systemy cyfrowe są wydajne i innowacyjne, a położenie kraju czyni go naturalną bramą zarówno do UE, jak i rynku globalnego.

Jednak to, co czyni Holandię szczególnie atrakcyjną, to wspierająca polityka rządu w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej. Założenie firmy jest tu proste dzięki przejrzystemu systemowi prawnemu i możliwości rejestracji online za pośrednictwem Holenderskiej Izby Handlowej (Kamer van Koophandel, KvK). Rząd oferuje również rzetelne informacje i praktyczne narzędzia poprzez… ta strona, to portal zawierający wiele przydatnych informacji, stworzonych specjalnie dla międzynarodowych przedsiębiorców. Jednak nawet w tak sprzyjającym biznesowi klimacie, ważne jest, aby zrozumieć przepisy, które Cię dotyczą. Od podatków i prawa pracy po zachęty do innowacji – te holenderskie przepisy kształtują sposób, w jaki Twoja firma będzie funkcjonować na co dzień. Dlatego w tym artykule przedstawiamy najważniejsze przepisy rządowe, dając jasny obraz tego, czego możesz się spodziewać, zakładając firmę w Holandii.

1. Struktury biznesowe i rejestracja spółek w Holandii

Zanim założysz firmę w Holandii, warto zapoznać się z głównymi strukturami prawnymi, spośród których możesz wybrać tę właściwą. Ogólny przegląd znajdziesz na tej stronie internetowejNajprostszą formą jest eenmanszaak (jednoosobowa działalność gospodarcza), w której jedna osoba jest właścicielem i prowadzi swoją działalność. Jest szybka w zakładaniu i idealna dla freelancerów lub małych przedsiębiorców. Inne popularne struktury to VOF (spółka jawna), CV (spółka komandytowa) i NV (spółka akcyjna).

Jednak zdecydowana większość zagranicznych przedsiębiorców wybiera spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (BV – Besloten Vennootschap). Oznacza to, że holenderska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością oferuje ograniczoną odpowiedzialność, co oznacza, że ​​majątek osobisty jest chroniony w przypadku problemów finansowych firmy. To sprawia, że ​​jest to bardzo stabilny i interesujący wybór dla większości przedsięwzięć. Jest również elastyczny, ponieważ nadaje się zarówno dla małych startupów, jak i większych międzynarodowych przedsiębiorstw. Wynika to z faktu, że od 2012 roku minimalny wymóg kapitałowy dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością został obniżony do zaledwie 0.01 euro, dzięki czemu jest ona dostępna dla niemal każdego. Zasadniczo wybór odpowiedniej struktury zależy od celów biznesowych, potrzeb w zakresie odpowiedzialności cywilnej oraz sytuacji podatkowej. Jeśli nie masz pewności, która struktura będzie dla Ciebie najlepsza, zawsze możesz skontaktować się z jednym z naszych ekspertów, który udzieli Ci porady.

Proces rejestracji w Holenderskiej Izbie Handlowej (KvK)

Po wybraniu odpowiedniej struktury biznesowej, kolejnym krokiem jest rejestracja firmy w Holenderskiej Izbie Handlowej (KvK). Jest to obowiązkowe dla wszystkich firm działających w Holandii. Rejestracja automatycznie łączy Twoją firmę z… Holenderskie organy podatkowe (Belastdienst), organizacji, która zajmuje się wszystkimi Twoimi obowiązkami podatkowymi. Możesz zarejestrować się online, a następnie umówić się na spotkanie w biurze KvK, aby zweryfikować swoją tożsamość i złożyć wszelkie wymagane dokumenty. Przedsiębiorcy zagraniczni będą musieli przedstawić dowód holenderskiego adresu prowadzenia działalności, który może być fizycznym biurem, przestrzenią coworkingową lub biurem wirtualnym. Wynika to z faktu, że oficjalna korespondencja firmowa nie może być wysyłana na adres zagraniczny.

Założenie holenderskiego konta bankowego dla firm jest również zdecydowanie zalecane, aby sprawnie zarządzać płatnościami i transakcjami VAT. Jeśli planujesz mieszkać w Holandii i prowadzić działalność gospodarczą, będziesz potrzebować również numeru BSN (Citizen Service Number). Przedsiębiorcy spoza UE mogą być zobowiązani do wcześniejszego ubiegania się o wizę pobytową lub wizę dla osób samozatrudnionych. Wskazówki w tej sprawie można uzyskać za pośrednictwem Służba Imigracyjna i Naturalizacyjna (IND) oraz ogólna strona informacyjna dla zagranicznych przedsiębiorcówPo zarejestrowaniu firmy wkrótce otrzymasz numer KvK, czyli oficjalny identyfikator firmy, oraz numer VAT od holenderskich organów podatkowych. Dzięki temu będziesz gotowy do legalnego prowadzenia działalności i rozwoju swojego holenderskiego biznesu.

2. Podatki i holenderski system podatkowy

Po zarejestrowaniu firmy w Holandii należy pamiętać o konieczności uiszczenia podatków. Na szczęście Holandia ma bardzo przejrzysty i dobrze zorganizowany system podatkowy, który jest doskonale zaprojektowany, aby wspierać zarówno lokalne, jak i międzynarodowe przedsiębiorstwa. Jeśli prowadzisz firmę w Holandii, musisz wiedzieć, że może obowiązywać kilka rodzajów podatków, w zależności od struktury, wielkości i rodzaju działalności. Poniżej znajduje się krótki przegląd głównych podatków, o których powinni wiedzieć zagraniczni przedsiębiorcy:

• Podatek dochodowy od osób prawnych (Vennootschapsbestanding)

Dotyczy to spółek takich jak BV i NV. Stawka wynosi 19% dla zysków do 200 000 euro i 25.8% dla zysków powyżej tej kwoty. Firmy muszą corocznie składać zeznania podatkowe za pośrednictwem portalu Holenderskiej Izby Handlowej.

• Podatek od wartości dodanej (BTW)

Podatek ten jest naliczany od większości towarów i usług. Stawka standardowa wynosi 21%, a dla niektórych sektorów obowiązuje również stawka obniżona w wysokości 9%, a nawet 0%. Należy składać okresowe deklaracje VAT, nawet w przypadku handlu wewnątrzunijnego, używając numeru VAT swojej firmy.

• Podatek dochodowy (Inkomstenbestanding)

Właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych i wspólnicy w spółkach VOF płacą podatek dochodowy od zysków z działalności gospodarczej. System jest progresywny i mogą obowiązywać różne odliczenia (takie jak ulga dla osób samozatrudnionych). Jeśli posiadasz spółkę BV, musisz również wypłacać sobie obowiązkowe wynagrodzenie, które również podlega opodatkowaniu.

• Podatek od dywidend (od dywidendy)

Jeśli Twoja firma wypłaca zyski akcjonariuszom, zazwyczaj obowiązuje 15% podatek u źródła. W wielu przypadkach umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania zapobiegają jednak podwójnemu opodatkowaniu. Istnieje również tzw. „zwolnienie z tytułu udziału w zyskach”, które może zwolnić Cię z płacenia podatku od dywidend.

• Podatki od wynagrodzeń i składki na ubezpieczenie społeczne

Jeśli planujesz zatrudnić pracowników, będziesz musiał również płacić za nich liczne podatki i składki. Zasadniczo pracodawcy muszą potrącać podatek dochodowy i składki na ubezpieczenia społeczne od pracowników, składając comiesięczne deklaracje do holenderskich organów podatkowych.

Obowiązki i terminy składania dokumentów

Należy pamiętać, że po zarejestrowaniu firmy ważne jest, aby przestrzegać holenderskich wymogów dotyczących ewidencji podatkowej. Większość zeznań podatkowych składa się cyfrowo za pośrednictwem portalu holenderskich organów podatkowych, zazwyczaj z pomocą księgowego. Firmy zazwyczaj składają deklaracje podatku dochodowego od osób prawnych raz w roku, zazwyczaj w ciągu pięciu miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Jeśli z jakiegoś powodu nie możesz tego zrobić, możesz ubiegać się o przedłużenie terminu, jeśli potrzebujesz więcej czasu. Deklaracje VAT są zazwyczaj składane kwartalnie, chociaż większe firmy mogą być zobowiązane do składania deklaracji miesięcznych. Każda deklaracja musi uwzględniać podatek VAT naliczony klientom, a także podatek VAT zapłacony z tytułu zakupów biznesowych. 

Należy również pamiętać, że ewentualna różnica między zapłaconym a otrzymanym podatkiem VAT musi zostać zapłacona urzędowi skarbowemu przed upływem terminu. Jeśli zatrudniasz pracowników, musisz również składać miesięczne deklaracje podatkowe z tytułu wynagrodzeń, wyszczególniając takie informacje, jak wynagrodzenia, potrącenia i składki. Brak złożenia deklaracji lub wpłaty może skutkować karami pieniężnymi lub odsetkami, które holenderskie organy podatkowe surowo egzekwują. Aby zachować zgodność z przepisami, wielu krajowych i zagranicznych przedsiębiorców korzysta z holenderskiego oprogramowania księgowego lub zatrudnia lokalnego księgowego, który zna terminy i może składać deklaracje w Twoim imieniu.

Dalsze orzeczenia podatkowe, orzeczenie w sprawie 30% i umowy podatkowe

Jak wspomnieliśmy wcześniej, holenderski system podatkowy słynie z przejrzystości i elastyczności, szczególnie dla firm międzynarodowych. Jedną z jego unikatowych cech jest możliwość uzyskania interpretacji podatkowej. Jest to w zasadzie pisemna umowa z holenderskimi organami podatkowymi, która potwierdza sposób opodatkowania konkretnych transakcji lub struktur. Interpretacje te pomagają zagranicznym inwestorom zyskać pewność i uniknąć niespodzianek. Inną znaną polityką jest 30% klauzula podatkowa, opracowana specjalnie dla wysoko wykwalifikowanych imigrantów pracujących w Holandii. 

Po zatwierdzeniu, uprawnieni pracownicy mogą otrzymywać 30% swojego wynagrodzenia zwolnionego z podatku przez okres do pięciu lat. Świadczenie to pomaga zrekompensować koszty relokacji i ułatwia zagranicznym talentom osiedlenie się w Holandii. Możesz ubiegać się o to orzeczenie w holenderskich urzędach skarbowych po rozpoczęciu zatrudnienia. Holandia zawarła również umowy podatkowe z wieloma krajami w celu zapobiegania podwójnemu opodatkowaniu. Umowy te określają, który kraj ma prawo do opodatkowania określonych rodzajów dochodów, zmniejszając ogólne obciążenie podatkowe dla międzynarodowych przedsiębiorców. Przegląd traktatów dostępny jest na tej stronie internetowej.

3. Prawo pracy i zatrudnienia

Jeśli chcesz zatrudnić pracowników w Holandii, bardzo ważne jest zrozumienie podstaw holenderskiego prawa pracy. Przede wszystkim każdy pracownik musi posiadać pisemną umowę o pracę, która może być tymczasowa lub stała. Prawnie uzasadnione umowy zawierają takie informacje, jak wynagrodzenie, godziny pracy, okresy wypowiedzenia i inne istotne warunki. Umowy tymczasowe zazwyczaj można przedłużać kilka razy, zazwyczaj trzy razy, zanim staną się one prawnie wiążące. Ponadto, holenderskie wynagrodzenia muszą zawsze spełniać krajowe standardy płacy minimalnej, które są aktualizowane dwa razy w roku. Wiele branż stosuje również układy zbiorowe pracy (CAO), które określają dodatkowe warunki, takie jak stawki płac, nadgodziny czy zasady dotyczące urlopów. Zawsze sprawdzaj, czy układ zbiorowy pracy (CAO) obowiązuje w Twoim sektorze przed zawarciem umowy, ponieważ jesteś prawnie zobowiązany do jego przestrzegania.

Ponadto wszyscy holenderscy pracownicy mają prawo do co najmniej czterokrotności tygodniowego wymiaru godzin pracy w postaci płatnych dni urlopowych w każdym roku, plus 8% dodatku urlopowego do rocznej pensji brutto. Należy również pamiętać, że jako pracodawca musisz wypłacać wynagrodzenie również podczas zwolnienia lekarskiego, zazwyczaj przez okres do dwóch lat. Ponadto, często wymagane są składki emerytalne w ramach programów branżowych. Zrozumienie tych podstawowych zasad pomoże Ci zbudować zaufanie pracowników i przestrzegać holenderskich standardów pracy od pierwszego dnia, dlatego upewnij się, że znasz te kwestie, zanim w ogóle podejmiesz próbę zatrudnienia kogokolwiek. Nieprzestrzeganie ich może narazić Cię na poważne kłopoty. 

Płace, podatki i współpraca z freelancerami (ZZP)

Po zatrudnieniu pracowników będziesz musiał zarządzać listą płac i wypełniać szereg obowiązków jako pracodawca. Jak już wspomnieliśmy powyżej, musisz potrącać podatek dochodowy i składki na ubezpieczenia społeczne z wynagrodzeń i co miesiąc deklarować je holenderskim urzędom skarbowym. Pracodawcy odprowadzają również składki do funduszy ubezpieczeń społecznych, które pokrywają m.in. świadczenia z tytułu bezrobocia, niepełnosprawności i opieki zdrowotnej. Dodatkowo musisz zarejestrować się w… Agencja Ubezpieczeń Pracowniczych (UWV), który zarządza świadczeniami pracowniczymi, takimi jak zasiłek dla bezrobotnych i zasiłek chorobowy. Dokładne i aktualne rozliczanie płac jest niezwykle ważne, ponieważ nawet najmniejsze błędy mogą skutkować poważnymi karami lub komplikacjami dla Ciebie i Twoich pracowników. Dlatego wiele firm korzysta z lokalnych dostawców usług płacowych lub oprogramowania księgowego, które integruje się z holenderskimi systemami podatkowymi, co zapewnia wygodę i zgodność z przepisami.

Co ciekawe, nie wszystkie relacje zawodowe są uznawane za zatrudnienie. W Holandii istnieje liczna społeczność freelancerów, znanych jako „ZZP'ers” („zelfstandigen zonder personeel”, co oznacza samozatrudnienie bez personelu). Zatrudniając freelancerów, nakłada się na nich mniej obowiązków, takich jak zwolnienie z płacenia podatków od wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne. Należy jednak upewnić się, że działają oni w pełni niezależnie, zwłaszcza że holenderski rząd aktywnie ściga osoby zatrudniane na podstawie umowy o pracę i nakłada grzywny zarówno na freelancerów, jak i pracodawców. Rząd udostępnia wzorcowe umowy, które definiują tę relację i pomagają zapobiegać sytuacjom zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. Co istotne, freelancerzy sami rozliczają się z podatków i ubezpieczeń, ale nadal wymagane są jasne ustalenia dotyczące takich czynników, jak stawki, produkty i terminy. Współpraca z ZZP'ers może być elastyczna i opłacalna, o ile współpraca pozostaje transparentna i zgodna z holenderskimi przepisami prawnymi.

4. Wizy i polityka imigracyjna

Zagraniczni przedsiębiorcy, którzy chcą mieszkać i pracować w Holandii, mogą ubiegać się o kilka rodzajów zezwoleń na pobyt, w zależności od swojej sytuacji osobistej. Na przykład wiza dla startupów pozwala innowacyjnym przedsiębiorcom założyć nową firmę przy wsparciu uznanego facylitatora. Z kolei wiza dla osób samozatrudnionych jest przeznaczona dla freelancerów i właścicieli firm, którzy mogą wykazać, że ich praca przynosi korzyści holenderskiej gospodarce. Dla pracodawców zatrudniających specjalistów z zagranicy wiza dla wysoko wykwalifikowanych migrantów oferuje szybszą drogę do zamieszkania i pracy w Holandii dla osób spoza UE. Istnieje również niebieska karta UE, skierowana do wysoko wykształconych pracowników z ważną umową o pracę i minimalnym wynagrodzeniem. Każda opcja ma swoje własne warunki, ale wszystkie mają jeden wspólny cel: przyciąganie talentów i przedsiębiorczości, które przyczyniają się do holenderskiej gospodarki i klimatu innowacji. Jeśli chcesz pozostać w Holandii na dłużej, zdecydowanie powinieneś sprawdzić, która wiza najlepiej odpowiada Twoim potrzebom. 

Rola IND (Służby Imigracyjnej i Naturalizacyjnej)

Służba Imigracyjna i Naturalizacyjna (IND) jest głównym organem odpowiedzialnym za rozpatrywanie wniosków o wizy i zezwolenia na pobyt w Holandii. Ocenia on m.in., czy wnioskodawcy spełniają wymogi prawne i finansowe dla każdego rodzaju wizy oraz czy wszystkie warunki są zgodne z przepisami holenderskimi i unijnymi. W przypadku przedsiębiorców IND ściśle współpracuje z innymi organizacjami, takimi jak Holenderska Agencja Przedsiębiorczości (RVO) Aby ocenić innowacyjną wartość nowych firm lub wkład ekonomiczny osób samozatrudnionych. Pracodawcy sponsorujący wysoko wykwalifikowanych migrantów muszą być również zarejestrowani w IND jako uznani sponsorzy, co upraszcza i przyspiesza proces składania wniosków. Po zatwierdzeniu zezwolenia, IND zajmuje się wszystkimi kwestiami związanymi z kartami pobytu, przedłużeniami i odnowieniami. Na stronie internetowej IND znajdują się aktualne informacje, formularze i harmonogramy dla każdej kategorii wiz.

Proces składania wniosków, harmonogram i wsparcie dla startupów

Ubieganie się o holenderską wizę biznesową lub pracowniczą jest zazwyczaj prostym procesem, ale ważne jest, aby wcześniej starannie przygotować wszystkie dokumenty. Większość wniosków składa się online za pośrednictwem strony internetowej IND, gdzie składa się formularze, ważny dokument tożsamości i dowód dochodu lub plany biznesowe. W zależności od rodzaju wizy może być również wymagana ocena biznesplanu przez RVO. Rzeczywisty czas rozpatrywania wniosków jest różny, ale zazwyczaj wynosi od dwóch do trzech miesięcy. W przypadku wysoko wykwalifikowanych migrantów proces może być szybszy, jeśli ich pracodawca jest uznanym sponsorem. Wnioskodawcy o wizę dla startupów muszą wykazać, że ich projekt jest innowacyjny i wspierany przez zatwierdzonego facylitatora, czyli w zasadzie organizację mentorską, która pomaga im w zakładaniu i rozwijaniu działalności. Rząd holenderski aktywnie wspiera międzynarodową przedsiębiorczość poprzez programy takie jak TechLeap.nl i granty RVO. Inicjatywy te promują innowacyjność, zrównoważony rozwój i cyfryzację, które są kluczowymi elementami długoterminowej polityki gospodarczej Holandii. Razem sprawiają, że Holandia jest jednym z najbardziej otwartych i przyszłościowych miejsc w Europie dla globalnych talentów.

5. Polityka innowacji i zrównoważonego rozwoju w Holandii

Holandia jest znana na całym świecie ze swojego praktycznego podejścia do innowacji i zrównoważonego rozwoju. Rząd aktywnie promuje gospodarkę o obiegu zamkniętym, w której materiały są ponownie wykorzystywane, ilość odpadów jest ograniczana, a zasoby pozostają w użyciu tak długo, jak to możliwe. Aktualne, gorące tematy, takie jak zielona energia, zrównoważone rolnictwo i inteligentny transport, stanowią centralny element tej wizji, która jest również silnie wspierana przez inicjatywy krajowe i unijne. Cyfryzacja to kolejny kluczowy filar. Holandia konsekwentnie plasuje się w czołówce krajów europejskich pod względem infrastruktury cyfrowej, dostępu do szerokopasmowego internetu i gotowości technologicznej. Ten solidny fundament czyni ją idealną bazą dla innowacyjnych i zrównoważonych startupów oraz firm technologicznych. Od sztucznej inteligencji i czystych technologii, po technologie finansowe i logistykę, innowacje w Holandii rozwijają się dzięki współpracy między przedsiębiorstwami, uniwersytetami i instytutami badawczymi. 

Łącząc zrównoważony rozwój z technologią, rząd Holandii dąży do stworzenia długoterminowego wzrostu gospodarczego, który przyniesie korzyści społeczeństwu i środowisku. Ta wizja wciąż przyciąga przyszłościowych przedsiębiorców z całego świata. Aby wspierać innowacyjność, rząd Holandii oferuje przedsiębiorcom szeroki wachlarz programów finansowania, ulg podatkowych i grantów. Jednym z najpopularniejszych jest WBSO (ulga podatkowa na badania i rozwój), która obniża podatek dochodowy i składki na ubezpieczenia społeczne dla pracowników zaangażowanych w działalność badawczo-rozwojową. To prosty i wciąż bardzo skuteczny sposób na to, aby innowacje stały się bardziej dostępne zarówno dla startupów, jak i ugruntowanych firm.

Finansowanie, ulgi podatkowe i wsparcie RVO

Kolejnym przydatnym programem jest program MIT Scheme (MKB Innovatiestimulering Regio en Topsectoren), którego celem jest wspieranie małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) współpracujących z instytucjami naukowymi lub innymi firmami w realizacji innowacyjnych projektów. Dla firm generujących dochody z własności intelektualnej program Innovation Box oferuje niższą stawkę podatku dochodowego od osób prawnych od zysków z opatentowanych lub innowacyjnych aktywów. Oprócz ulg podatkowych, RVO oferuje różnorodne dotacje i programy finansowania. RVO pełni zasadniczo funkcję centralnego punktu informacji o wsparciu rządowym, zachętach do zrównoważonego rozwoju i możliwościach współpracy międzynarodowej. Wszystkie te inicjatywy pokazują, jak mocno Holandia inwestuje w przyszłość opartą na innowacjach, zielonym wzroście i technologii. Dla zagranicznych przedsiębiorców oznacza to dostęp do wspierającego ekosystemu, który nie tylko nagradza kreatywność, ale także pomaga przekształcać pomysły w zrównoważony sukces biznesowy.

6. Zgodność, prywatność i pewne szczególne obowiązki prawne

Należy zawsze pamiętać, że prowadzenie działalności gospodarczej w Holandii wiąże się również z koniecznością przestrzegania surowych zasad dotyczących takich kwestii, jak prywatność i integralność finansowa. Na przykład, Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych (RODO), znane lokalnie jako „AVG” (Algemene Verordening Gegevensbescherming), nakłada na firmy obowiązek ostrożnego i przejrzystego przetwarzania danych osobowych. Obejmuje to między innymi obowiązek informowania klientów i pracowników o sposobie gromadzenia, przechowywania i wykorzystywania ich danych. W większości przypadków obejmuje to posiadanie jasnej polityki prywatności oraz, w stosownych przypadkach, wyznaczenie inspektora ochrony danych. Więcej szczegółów można uzyskać w holenderskim Urzędzie Ochrony Danych Osobowych (Autoriteit Persoonsgegevens).

Innym ważnym kluczowym rozporządzeniem, z którym będziesz musiał się zapoznać, jest „WWFT” (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terroryzme), co oznacza Holenderska ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmuUstawa ta ma zastosowanie do organizacji takich jak instytucje finansowe, księgowi, prawnicy i niektórzy dostawcy usług, ale inne firmy również mogą mieć obowiązek dochowania należytej staranności w tym zakresie. Ustawa nakłada na firmy obowiązek weryfikacji tożsamości klientów i zgłaszania wszelkich podejrzanych transakcji do holenderskiej jednostki wywiadu finansowego (FIU-Nederland). Zarówno RODO, jak i WWFT mają na celu przede wszystkim budowanie zaufania i ochronę integralności holenderskiego handlu. Zgodność z przepisami może wydawać się na pierwszy rzut oka skomplikowana, ale wielu doradców biznesowych i narzędzi online może pomóc w zapewnieniu, że Twoja firma spełnia wszystkie wymogi prawne, jednocześnie utrzymując silne relacje z klientami.

Obowiązki Izby Handlowej i sprawozdawczość finansowa

Oprócz szczegółowych obowiązków wymienionych powyżej, istnieją również pewne ogólne obowiązki związane z rejestracją holenderskiej firmy. Po zarejestrowaniu firmy w KvK, będziesz mieć kilka stałych obowiązków. Na przykład, każda firma musi aktualizować swoje dane, w tym wszelkie zmiany w składzie zarządu, udziałowców lub działalności gospodarczej. Większość spółek musi również zarejestrować swoich beneficjentów rzeczywistych (UBO) w rejestrze UBOTo właśnie te osoby sprawują ostateczną kontrolę nad firmą. To sprzyja przejrzystości i pomaga zapobiegać nadużyciom finansowym. 

Oprócz tego, wszystkie holenderskie firmy są zobowiązane do sporządzania rocznych sprawozdań finansowych i składania ich do KvK. Poziom szczegółowości zależy od wielkości i formy firmy. Małe firmy często mogą składać uproszczone sprawozdania finansowe, podczas gdy większe firmy mogą potrzebować pełnego audytu przeprowadzonego przez zewnętrznego księgowego. Terminy są rygorystyczne, zazwyczaj wynoszą 12 miesięcy od zakończenia roku obrotowego, a spóźnienie w złożeniu sprawozdania może skutkować wysokimi karami finansowymi, a nawet odpowiedzialnością dyrektora. Dokładne i terminowe prowadzenie administracji zapewnia zgodność z przepisami i wzmacnia reputację firmy. Wiele firm korzysta z holenderskiego oprogramowania księgowego lub zatrudnia lokalnego księgowego do sprawnego zarządzania tymi zadaniami.

Krótkie podsumowanie dla zagranicznych przedsiębiorców chcących rozpocząć działalność gospodarczą w Holandii

Założenie i prowadzenie firmy w Holandii oferuje niezliczone korzyści zagranicznym przedsiębiorcom. Od silnej gospodarki i globalnych powiązań handlowych, po przejrzysty system prawny i wspierającą politykę rządową. Holenderskie podejście łączy efektywność z otwartością, czyniąc ją jednym z najbardziej dostępnych miejsc w Europie do budowania międzynarodowej firmy. Ważne jest jednak zrozumienie obowiązujących przepisów i regulacji. Od wyboru odpowiedniej struktury biznesowej i rejestracji w Izbie Handlowej (KvK), po kwestie podatkowe, przepisy dotyczące zatrudnienia i ochronę danych – każdy krok wymaga szczególnej uwagi. 

Dobrą wiadomością jest to, że holenderskie systemy są wysoce cyfrowe i proste w obsłudze, gdy tylko wiesz, od czego zacząć. Zasoby rządowe, takie jak Business.gov.nl, Belastingdienst i Holenderska Agencja Przedsiębiorczości (RVO), zapewniają przejrzyste wskazówki w języku angielskim na każdym etapie rozwoju Twojej firmy. Mimo to, założenie firmy za granicą może wydawać się przytłaczające, dlatego właśnie tutaj wsparcie ekspertów lokalnych ma ogromne znaczenie. Niezależnie od tego, czy chodzi o zorganizowanie założenia firmy, zarządzanie zgodnością z przepisami, czy ubieganie się o interpretacje podatkowe, profesjonalne wsparcie gwarantuje, że wszystko zostanie załatwione prawidłowo i sprawnie. Nasz zespół specjalizuje się w pomaganiu międzynarodowym przedsiębiorcom w pewnym zadomowieniu się na rynku holenderskim. Od pierwszej rejestracji po pełne uruchomienie, dbamy o to, aby Twoja firma spełniała wszystkie wymogi prawne i administracyjne, dzięki czemu możesz skupić się na rozwoju swojej firmy w jednym z najbardziej innowacyjnych i przyjaznych biznesowi środowisk w Europie.

Usługi, które możemy Państwu zaoferować

Intercompany Solutions Pomogliśmy setkom zagranicznych przedsiębiorców z ponad 50 różnych narodowości. Wśród naszych klientów znajdują się zarówno małe, jednoosobowe startupy, jak i międzynarodowe korporacje. Nasze procesy są skierowane do zagranicznych przedsiębiorców i dlatego znamy najpraktyczniejsze sposoby pomocy w rejestracji firmy. Możemy pomóc w pełnym zakresie rejestracji firmy w Holandii, samodzielnie lub za pośrednictwem zaufanych i profesjonalnych partnerów, z którymi ściśle współpracujemy:

• Zakładanie firmy w Holandii
• Wniosek o nadanie numeru VAT lub EORI
• Wniosek o zagraniczne numery VAT
• Pomoc w uruchomieniu
• Usługi księgowe
• Usługi administracyjne
• Usługi sekretarskie
• Pomoc prawna
• Administracja płacowa
• Usługi podatkowe
• Powrót OSS
• Deklaracje transakcji wewnątrzwspólnotowych (ICP)
• Uzyskanie licencji na podstawie artykułu 23
• Uzyskanie e-herkenningu dla Twojej firmy
• Nabywanie lub zamykanie kont G
• Transfer udziałów
• Zamknięcia firm holenderskich
• Ogólne porady biznesowe

Stale podnosimy nasze standardy jakości, aby stale świadczyć nienaganne usługi.

Intercompany Solutions jest Twoim zaufanym partnerem w zakładaniu działalności gospodarczej w Holandii

Czy chcesz skorzystać ze zdrowego i stabilnego klimatu biznesowego, jaki oferuje Holandia? A może chcesz rozszerzyć swoją działalność na arenie międzynarodowej i preferujesz kraj z bezpośrednim dostępem do UE i całego świata? W takim razie Holandia to zdecydowanie świetne miejsce do rozważenia. Z przyjemnością pomożemy Ci zorganizować wszystko od A do Z. Intercompany Solutions Oferujemy kompletne pakiety zakładania firmy, profesjonalnie dopasowane do Twoich indywidualnych potrzeb, dzięki czemu możesz rozpocząć działalność w zaledwie kilka dni roboczych. W razie pytań prosimy o kontakt – chętnie na nie odpowiemy. Nasz zespół specjalistów pomoże Ci w realizacji różnorodnych potrzeb; wystarczy do nas zadzwonić, a my pomożemy Ci na każdym etapie.